采购全流程_众智商学院

采购全流程（附实操模板）

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采购流程图

第一阶段：需求确认与申请

核心是 “把需求定死、把预算锁死”

部门提出需求

由业务 / 行政 / 生产等使用部门，基于实际运营提物料 / 设备 / 服务需求，明确「规格型号、数量、需求日期」。

填写采购申请单（PRD）

用企业 ERP 或书面表单填写，关键信息：需求部门、申请人、品名、预估价格、用途。

预算与申请审批

财务先核 “是否有对应预算”，避免超支；

按公司权限审批（部门负责人→财务→高管），重点审 “需求必要性”。⚠️ 划重点：申请单信息越详细，后期沟通成本越低！

第二阶段：供应商寻源与评估

核心是 “找到靠谱且性价比高的供应商”

供应商寻源

常规采购：从公司「合格供应商名录」里选；

新供应商 / 新物料：通过行业展会、B2B 平台、同行推荐找潜在商家。

询价、报价与议价

给至少 3 家供应商发《询价单》，要求明确 “单价、交货期、付款方式、售后”；议价时优先谈 “综合成本”（不是只压价）。

供应商选定

用「QCDS 原则」综合评估：✅ 质量（QUALITY）+ 成本（COST）+ 交付（DELIVERY）+ 服务（SERVICE）流程可选 “样品确认 / 现场考察 / 招标”，最终出《供应商评估报告》报管理层批。

第三阶段：采购执行与订单管理

核心是 “确保订单按要求落地”

采购订单（PO）审批与下达

在系统创建正式 PO，列明所有条款；经采购经理审批后，发给供应商并要求 “确认回传”（避免后期扯皮）。

订单跟踪与跟催

定期和供应商同步进度（建议每周 1 次）；若发现延期，提前 2 天向内部预警，同步备选方案。???? 小技巧：把订单交付日期设为 “业务需求日 - 2 天缓冲期”，留足容错空间。

第四阶段：收货、验收与结算

核心是 “货对版、款合规”

收货与验收

收货：仓库核 “PO + 送货单” 的数量、包装；

验收：质量部（IQC）或使用部门查质量，合格→填《入库单》；不合格→隔离 + 填《退换货申请》。

发票核对与处理

财务做 “三单匹配”：采购订单 + 入库单 + 供应商发票的 “品名 / 数量 / 金额” 必须完全一致，有差异就找采购协调更正。

采购结算与付款

三单匹配无误后，财务按合同付款条件申请付款，走公司财务审批流程后执行打款。

第五阶段：流程闭环与评估

核心是 “沉淀经验、优化后续”

资料归档

把全流程文件（PRD、报价单、PO、合同、入库单、发票等）整理归档，审计 / 复盘时直接调用。

供应商绩效评估

定期评 “质量合格率、交货准时率、服务响应速度”，更新供应商等级 —— 优质商家优先合作，差的移出名录。

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采购小白必看避坑总结

需求申请必须过预算审核，别先买后补；

新供应商一定要验资质（营业执照 + 行业许可）；

三单匹配是付款硬标准，提前和财务对齐；

供应商评估别 “一劳永逸”，定期更新名录。

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