【CPPM培训】优化采购合同管理程序的重要性

发布时间:2022-04-07 点击数:


行业速递

老L是一名职业采购经理,就职于一家跨国贸易公司;最近,更加公司供应链需求,他准备购入一批原材料。于是,老L吩咐助理准备了采购合同,分别以纸质散和电子版两种格式,多份直接或间接物料采购合同,

助理把采购合同发送给老L后,在分别对合同政策流程文件合同处理流程规范性审核后,又与战略采购采购解决方案交易采购三个部门负责人进行了主题专家访谈,并仔细研究了国际合同商务管理协会提供的文章、教材以及其他有价值的资料。

经过对采购合同的多方审核之后,研究小组判定当前的合同处理方法没有准确反映公司关于定期审查合同条款和合同终止评估的合同管理政策。目前的合同管理部门并未按照政策文件的要求设置必要的设施或者提供信息以便审查

采购政策的不完整,这增加了出现通信缺口数据错误的可能性。研究小组针对存在的问题提出了相关建议;

采取下列方法改进合同管理程序:

●  将合同号(在将合同加载到该系统时生成)记录到 SAP /PMD中适用的相关法律条文中的引用字段中;

●  建立详细的流程文档,并确保合同管理人员每半年进行一次认证;

●  创建一个清单/流程,以确保责任正确转移;

●  修改企业管理解决方案(system application and products,SAP)的通知系统,以确保适时的合同监管;

● 为新员工设计和实施正式的培训,并对现有员工进行标准化流程的再培训;

● 确保所有订单符合相关法律文件规定,以及供应商收到的任何订单都使用一致的价格和付款条件。



从长远来看,企业采购团队对可能的软件解决方案进行详细审查,以全面整合公司的合同管理。该解决方案将支持跨组织的合同生成、存储、监管和分析。

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